Kassenpflicht: Was gilt heute, was ist geplant?

Kassenpflicht 2028 (Entwurf): Pflicht über 100.000 € Umsatz?²

Was der Entwurf vorsieht

Nach dem Regierungsentwurf soll ab 2028 eine Kassenpflicht für Betriebe mit mehr als 100.000 € Gesamtumsatz im Kalenderjahr gelten; ausgenommen sein sollen Betriebe mit weniger als 12.000 € Barumsatz. Der Entwurf ist noch nicht beschlossen – Bundestag und Bundesrat stehen aus, Inhalte können sich ändern.

Grundlage ist der Regierungsentwurf zum „Gesetz zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen“ (§ 146b Abs. 1 AO-E, Art. 101a EGAO-E), vom Bundeskabinett am 23.09.2026 beschlossen. Wir haben die Zahlen am Entwurf selbst geprüft (Stand 09.11.2026).

Wäre ich betroffen? Drei Fragen

Betroffen wären nach dem Entwurf: Steuerpflichtige mit land- und forstwirtschaftlichem oder gewerblichem Betrieb oder freiberuflicher Tätigkeit; maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 Satz 1 UStG (§ 146b Abs. 1 AO-E).

1. Gesamtumsatz über 100.000 € im Kalenderjahr? Wenn nein: nach dem Entwurf keine Pflicht.
2. Barumsatz unter 12.000 €? Wenn ja: nach dem Entwurf ausgenommen – auch bei höherem Gesamtumsatz.
3. Beides trifft nicht zu (mehr als 100.000 € Umsatz und mindestens 12.000 € bar): Dann wäre ein elektronisches Kassensystem mit zertifizierter TSE Pflicht.

Ab wann es gelten soll

Wird die Grenze erstmals 2027 oder später überschritten, soll die Pflicht ab dem 1. Juli des Folgejahres gelten. (§ 146b Abs. 3 AO-E i. V. m. Art. 101a Abs. 2–4 EGAO-E). Die Pflicht soll enden, wenn die Grenzen in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren nicht mehr erreicht werden. (§ 146b Abs. 2 AO-E). Auf Antrag soll das Finanzamt in Härtefällen befreien können. (§ 146b Abs. 4 AO-E i. V. m. § 148 AO).

Was heute schon gilt

• Eine offene Ladenkasse ist erlaubt. Auch dann ist grundsätzlich jeder Verkauf einzeln aufzuzeichnen (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO); nur beim Verkauf von Waren an viele unbekannte Personen gegen Bargeld genügt ein Kassenbericht mit den Tageseinnahmen (Satz 3).
• Wer eine elektronische Kasse nutzt, braucht eine zertifizierte TSE (§ 146a Abs. 1 AO), muss Belege ausgeben (Belegausgabepflicht) und die Kasse dem Finanzamt mitteilen.
• Das Finanzamt kann unangemeldet prüfen: Kassen-Nachschau.

Was Sie jetzt sinnvoll tun können

1. Umsätze 2026 auswerten: Gesamt- und Barumsatz getrennt notieren – genau diese beiden Zahlen entscheiden nach dem Entwurf.
2. Nicht überstürzt kaufen: Der Entwurf kann sich ändern. Wer ohnehin modernisieren will, vergleicht in Ruhe: Kaufen oder mieten? und Kosten im Vergleich.
3. Auf dem Laufenden bleiben: Wir aktualisieren diese Seite, sobald der Bundestag entscheidet – Änderungen stehen im Änderungsprotokoll (RSS).

2. Quellen zu „Kassenpflicht 2028 (Entwurf): Pflicht über 100.000 € Umsatz?“: Bundesfinanzministerium: Regierungsentwurf Gesetz zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen (§ 146b AO-E, Art. 101a EGAO-E); IHK Schwerin: Zweites Kassengesetz geplant (Stand 03.11.2026); § 146a Abs. 1 AO – geltende Pflicht: wer eine elektronische Kasse nutzt, braucht eine zertifizierte TSE. Allgemeine Information zu einem Gesetzentwurf, keine Steuerberatung. Inhalte können sich im Gesetzgebungsverfahren ändern. Ob Ihr Betrieb betroffen wäre, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Geprüft am 09.11.2026.

Belegausgabepflicht: Was auf dem Kassenbon stehen muss – Papier, E-Bon, Befreiung³

Wer muss einen Beleg ausgeben?

Jeder, der Verkäufe oder Leistungen mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem – also einer elektronischen Kasse – erfasst (§ 146a Abs. 2 AO). Wer ausschließlich eine offene Ladenkasse ohne elektronisches System führt, fällt nicht unter diese Vorschrift. Der Beleg muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Verkauf ausgestellt werden.

Die Pflichtangaben auf dem Bon

Nach § 6 KassenSichV muss ein Beleg mindestens enthalten:

1. vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens
2. Datum der Belegausstellung sowie Zeitpunkt von Vorgangsbeginn und -ende
3. Menge und Art der Waren oder Umfang und Art der Leistung
4. Transaktionsnummer
5. Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie Steuersatz (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
6. Seriennummer der Kasse und der TSE
7. Prüfwert und fortlaufender Signaturzähler

Papier, E-Bon oder QR-Code?

Papier oder – mit Zustimmung des Kunden – elektronisch in einem standardisierten Datenformat; die Angaben müssen ohne Hilfsmittel lesbar, per QR-Code auslesbar oder in einer elektronischen Rechnung enthalten sein.

Befreiung von der Belegpflicht

Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen kann das Finanzamt nach § 148 AO aus Zumutbarkeitsgründen befreien; die Befreiung kann widerrufen werden. Voraussetzung nach § 148 AO ist, dass die Pflicht eine Härte bedeutet und die Besteuerung durch die Erleichterung nicht beeinträchtigt wird. Dienstleister mit bekannten Kunden kommen dafür nach dem Wortlaut nicht in Betracht – die Ausnahme gilt nur für den Verkauf von Waren annicht bekannte Personen.

Praxisfragen

• Kunde will keinen Bon: Der Beleg muss ausgestellt und zur Verfügung gestellt werden; eine Pflicht des Kunden, ihn mitzunehmen, enthält § 146a AO nicht.
• Bußgeld: In § 379 AO ist die fehlende Belegausgabe nicht eigens als Ordnungswidrigkeit aufgeführt – wohl aber die nicht richtige Verwendung oder der fehlende Schutz der Kasse, wenn dadurch Steuerverkürzung möglich wird.
• Rechnung statt Bon: Eine elektronische Rechnung erfüllt die Pflicht, wenn sie die Pflichtangaben enthält (§ 6 KassenSichV).

3. Quellen zu „Belegausgabepflicht: Was auf dem Kassenbon stehen muss – Papier, E-Bon, Befreiung“: § 146a Abs. 2 AO – Belegausgabepflicht; § 6 KassenSichV – Anforderungen an den Beleg; § 148 AO – Bewilligung von Erleichterungen; § 379 AO – Steuergefährdung. Allgemeine Information zum Gesetzestext, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ob eine Befreiung in Ihrem Betrieb in Betracht kommt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung oder dem Finanzamt. Geprüft am 08.11.2026.

Kassen-Nachschau: Was das Finanzamt unangemeldet prüfen darf – und wie Sie sich vorbereiten⁴

Was ist eine Kassen-Nachschau?

Eine kurzfristige Prüfung vor Ort, ob Bareinnahmen und -ausgaben ordnungsgemäß aufgezeichnet werden. Sie ist keine Betriebsprüfung, kann aber in eine übergehen. Rechtsgrundlage ist § 146b AO. Zur Nachschau gehört auch die Prüfung, ob die elektronische Kasse wie vorgeschrieben eingesetzt wird: Die Kasse und ihre Aufzeichnungen müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein, bestehend aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitlicher digitaler Schnittstelle.

Was der Prüfer darf – und was nicht

• Amtsträger des Finanzamts dürfen ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung kommen.
• Nur während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten, in Geschäftsgrundstücken und Geschäftsräumen.
• Wohnräume dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren betreten werden.
• Geprüft werden die Aufzeichnungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben und der ordnungsgemäße Einsatz der Kasse mit TSE.
• Auf Verlangen sind Aufzeichnungen, Bücher und Organisationsunterlagen der Kassenführung vorzulegen und Auskünfte zu erteilen.
• Bei elektronischen Aufzeichnungen darf der Prüfer Einsicht nehmen und die Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle verlangen; die Kosten trägt der Betrieb.
• Geben die Feststellungen Anlass, kann ohne Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden – mit schriftlichem Hinweis.

Checkliste: Was griffbereit sein sollte

Aus den Pflichten nach § 146b AO und § 146a Abs. 1 AO ergibt sich, was Sie bei einem unangekündigten Besuch vorlegen können sollten:

• Zugang zur Kasse und zur Datenausgabe über die einheitliche digitale Schnittstelle (Export auf Datenträger) – auch wenn die Chefin oder der Chef nicht da ist.
• Organisationsunterlagen der Kassenführung, z. B. Bedienungsanleitung und Unterlagen zur Einrichtung und Programmierung der Kasse.
• TSE-Angaben: Art der TSE, Seriennummern – und Nachweis der Meldung ans Finanzamt (§ 146a Abs. 4 AO, innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme).
• Kassenaufzeichnungen der letzten Tage, bei offener Ladenkasse das Kassenbuch bzw. die Kassenberichte.
• Belege mit allen Pflichtangaben (§ 6 KassenSichV) – siehe Belegausgabepflicht.
• Eine eingewiesene Person, die Auskunft geben kann, und die Kontaktdaten Ihrer Steuerberatung.

So läuft eine Nachschau ab

1. Dienstausweis zeigen lassen und Name sowie Uhrzeit notieren.
2. Steuerberatung informieren, damit sie Fragen fachlich begleiten kann.
3. Unterlagen und Daten bereitstellen, soweit verlangt (§ 146b AO Abs. 2).
4. Ergebnis abwarten. Ohne Beanstandung endet die Nachschau; bei Anlass kann sie schriftlich in eine Außenprüfung übergehen (Abs. 3).

Was bei Mängeln droht

Wer vorsätzlich oder leichtfertig eine Kasse nicht oder nicht richtig verwendet oder nicht richtig mit einer TSE schützt und dadurch ermöglicht, Steuern zu verkürzen, handelt ordnungswidrig; die Geldbuße beträgt bis zu 25.000 €. (§ 379 AO). Kann der Betrieb vorgeschriebene Aufzeichnungen nicht vorlegen oder werden sie nicht anerkannt, schätzt das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen (§ 162 Abs. 2 AO). Die wichtigste Vorsorge: eine Kasse mit zertifizierter TSE, die Meldung ans Finanzamt und vollständige Organisationsunterlagen.

4. Quellen zu „Kassen-Nachschau: Was das Finanzamt unangemeldet prüfen darf – und wie Sie sich vorbereiten“: § 146b AO – Kassen-Nachschau; § 146a Abs. 1 AO – TSE-Pflicht; § 146a Abs. 4 AO – Mitteilung an das Finanzamt; § 379 AO – Steuergefährdung (Bußgeld); § 162 AO – Schätzung von Besteuerungsgrundlagen; § 6 KassenSichV – Anforderungen an den Beleg. Allgemeine Information zum Gesetzestext, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für Ihre konkrete Kassenführung ist eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater die richtige Ansprechperson. Geprüft am 08.11.2026.