Kassen-Nachschau: Was das Finanzamt unangemeldet prüfen darf – und wie Sie sich vorbereiten

Ratgeber · geprüft am 08.11.2026 · 6 Quellen

Was ist eine Kassen-Nachschau?

Eine kurzfristige Prüfung vor Ort, ob Bareinnahmen und -ausgaben ordnungsgemäß aufgezeichnet werden. Sie ist keine Betriebsprüfung, kann aber in eine übergehen. Rechtsgrundlage ist § 146b AO. Zur Nachschau gehört auch die Prüfung, ob die elektronische Kasse wie vorgeschrieben eingesetzt wird: Die Kasse und ihre Aufzeichnungen müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein, bestehend aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitlicher digitaler Schnittstelle.

Was der Prüfer darf – und was nicht

• Amtsträger des Finanzamts dürfen ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung kommen.
• Nur während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten, in Geschäftsgrundstücken und Geschäftsräumen.
• Wohnräume dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren betreten werden.
• Geprüft werden die Aufzeichnungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben und der ordnungsgemäße Einsatz der Kasse mit TSE.
• Auf Verlangen sind Aufzeichnungen, Bücher und Organisationsunterlagen der Kassenführung vorzulegen und Auskünfte zu erteilen.
• Bei elektronischen Aufzeichnungen darf der Prüfer Einsicht nehmen und die Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle verlangen; die Kosten trägt der Betrieb.
• Geben die Feststellungen Anlass, kann ohne Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden – mit schriftlichem Hinweis.

Checkliste: Was griffbereit sein sollte

Aus den Pflichten nach § 146b AO und § 146a Abs. 1 AO ergibt sich, was Sie bei einem unangekündigten Besuch vorlegen können sollten:

• Zugang zur Kasse und zur Datenausgabe über die einheitliche digitale Schnittstelle (Export auf Datenträger) – auch wenn die Chefin oder der Chef nicht da ist.
• Organisationsunterlagen der Kassenführung, z. B. Bedienungsanleitung und Unterlagen zur Einrichtung und Programmierung der Kasse.
• TSE-Angaben: Art der TSE, Seriennummern – und Nachweis der Meldung ans Finanzamt (§ 146a Abs. 4 AO, innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme).
• Kassenaufzeichnungen der letzten Tage, bei offener Ladenkasse das Kassenbuch bzw. die Kassenberichte.
• Belege mit allen Pflichtangaben (§ 6 KassenSichV) – siehe Belegausgabepflicht.
• Eine eingewiesene Person, die Auskunft geben kann, und die Kontaktdaten Ihrer Steuerberatung.

So läuft eine Nachschau ab

1. Dienstausweis zeigen lassen und Name sowie Uhrzeit notieren.
2. Steuerberatung informieren, damit sie Fragen fachlich begleiten kann.
3. Unterlagen und Daten bereitstellen, soweit verlangt (§ 146b AO Abs. 2).
4. Ergebnis abwarten. Ohne Beanstandung endet die Nachschau; bei Anlass kann sie schriftlich in eine Außenprüfung übergehen (Abs. 3).

Was bei Mängeln droht

Wer vorsätzlich oder leichtfertig eine Kasse nicht oder nicht richtig verwendet oder nicht richtig mit einer TSE schützt und dadurch ermöglicht, Steuern zu verkürzen, handelt ordnungswidrig; die Geldbuße beträgt bis zu 25.000 €. (§ 379 AO). Kann der Betrieb vorgeschriebene Aufzeichnungen nicht vorlegen oder werden sie nicht anerkannt, schätzt das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen (§ 162 Abs. 2 AO). Die wichtigste Vorsorge: eine Kasse mit zertifizierter TSE, die Meldung ans Finanzamt und vollständige Organisationsunterlagen.